Systém správy dokumentov (DMS) je centrálnym centrom na ukladanie, organizovanie a zdieľanie digitalizovaných dokumentov. Zefektívňuje digitálne pracovné postupy a posilňuje pracovnú silu. Podniky, ktoré sa stále spoliehajú na papierové súbory alebo záznamy, môžu digitalizovať svoje dokumenty a využívať výhody systému správy dokumentov, ako je automatizácia a bezpečnosť.
Tento článok vysvetlí rôzne aspekty DMS, aby spoločnosti, ktoré chcú prejsť na DMS, mohli urobiť informované rozhodnutie. Pomôže tiež organizáciám, ktoré už DMS používajú, pochopiť jeho plnú schopnosť.
Čo je to DMS, systém správy dokumentov?
Systém správy dokumentov (DMS) je aplikácia, ktorá ukladá a spravuje elektronické dokumenty. Považujte ho za elektronickú kartotéku na obchodné dokumenty. Funguje ako zabezpečené úložisko pre všetky dôležité dokumenty organizácie.
DMS uľahčuje vyhľadávanie, zdieľanie a spoluprácu na elektronických súboroch. Zefektívňuje tiež obchodné pracovné postupy prostredníctvom automatizácie a ponúka lepšie zabezpečenie a súlad s predpismi.
Ako funguje systém správy dokumentov?
Fungovanie procesu správy dokumentov zahŕňa štyri hlavné kroky, ktoré sú uvedené nižšie.
Zachytiť
V prvej fáze prichádzajú dokumenty do systému z rôznych zdrojov. Fyzické dokumenty sa skenujú, zatiaľ čo digitálne súbory sa nahrávajú alebo zhromažďujú. DMS podporuje zachytávanie e-mailov, systémom generovaných správ alebo iných aplikácií, ako sú ERP a CMS. Je to čas, kedy DMS zvyčajne automaticky extrahuje kľúčové informácie alebo metadáta na indexovanie.
Skladovanie
Po zachytení sú všetky dokumenty bezpečne uložené v centrálnom úložisku. Sú správne usporiadané pre ľahké vyhľadanie. V tejto fáze musia používatelia nastaviť riadenie prístupu tak, aby dokumenty mohli zobrazovať, upravovať alebo sťahovať iba oprávnení používatelia.
Vyhľadávanie
DMS má výkonné vyhľadávacie nástroje, ktoré používateľom umožňujú nájsť konkrétne dokumenty z centra. Podporuje vyhľadávanie podľa kľúčových slov a metadát alebo fulltextové vyhľadávanie. Správa verzií zohráva kľúčovú úlohu pri získavaní dokumentov, umožňuje prístup k najnovšej verzii a návrat k predchádzajúcim verziám.
Rozdelenie
Ďalšou funkciou DMS je bezpečné zdieľanie dokumentov v elektronickom formáte so všetkými zainteresovanými stranami, ako sú kolegovia alebo externé strany. Na tento účel systém správy dokumentov ponúka funkcie automatizácie pracovných postupov pre zjednodušené smerovanie a schvaľovanie dokumentov.
Typy systémov správy dokumentov
CMS, systém zobrazovania dokumentov, ECM, systém správy pracovných postupov a RMS sú bežné typy systémov správy dokumentov.
Redakčný systém (CMS)
Systém správy obsahu umožňuje vytváranie, úpravu a správu digitálneho obsahu, ako sú články na webových stránkach a príspevky na sociálnych sieťach. Používa sa na spoluprácu a správu obsahu webových stránok.
Systém zobrazovania dokumentov
Systém zobrazovania dokumentov sa používa na konverziu fyzických dokumentov do súborov digitálneho formátu. Zjednodušuje prechod z papierových systémov na digitálne pracovné postupy a podporuje jednoduché ukladanie, vyhľadávanie a zdieľanie.
Správa podnikového obsahu (ECM)
Podnikový systém na správu obsahu presahuje rámec základnej správy obsahu a umožňuje organizáciám spracovávať všetky typy dokumentov vrátane e-mailov, videí a obchodných záznamov. Ponúka širší pohľad na informácie v rámci organizácie.
Systém riadenia pracovných postupov
Systém správy pracovných postupov automatizuje úlohy súvisiace s dokumentmi, ako sú schválenia, smerovanie a revízie. Zefektívňuje spracovanie dokumentov a zvyšuje efektivitu zamestnancov.
Systém správy záznamov (RMS)
Systém správy záznamov je špecializované riešenie na správu a sledovanie dlhodobých úradných záznamov. Dodáva sa s pokročilými funkciami pre bezpečnú archiváciu a sledovanie súladu.
Aké sú kľúčové vlastnosti systému správy dokumentov?
Hlavnými funkciami systémov správy dokumentov sú zachytávanie a indexovanie, kontrola verzií, bezpečnosť dokumentov, vyhľadávanie a vyhľadávanie dokumentov a ďalšie.
Zachytávanie a indexovanie dokumentov
Efektívny systém správy dokumentov umožňuje skenovanie alebo nahrávanie fyzických a digitálnych dokumentov. Automaticky extrahuje metadáta dokumentu pre jednoduché vyhľadávanie a vyhľadávanie.
Správa verzií
Ďalšou dôležitou vlastnosťou systému správy dokumentov je kontrola verzií. Uchováva záznamy o zmenách v dokumente a poskytuje historický záznam úprav. V prípade potreby sa používatelia môžu vrátiť k predchádzajúcim verziám. Zabezpečuje tiež, že všetci pracujú na najnovšej verzii.
Zabezpečenie dokumentov
Keďže DMS ukladá všetky dôležité dokumenty podniku, poskytuje potrebné bezpečnostné prvky. Riadenie prístupu na základe povolení obmedzuje prístup na oprávnených používateľov a zabraňuje neoprávneným úpravám alebo odstráneniu.
Systémy vyhľadávania a vyhľadávania dokumentov
Systém správy dokumentov prichádza s výkonnými vyhľadávacími nástrojmi na rýchle vyhľadávanie konkrétnych dokumentov. Využíva indexované metadáta a možnosti fulltextového vyhľadávania na zjednodušenie procesu vyhľadávania dokumentov, čím šetrí čas a frustráciu.
Automatizácia pracovných postupov
Automatizácia je hlavnou funkciou každého DMS, ktorá zefektívňuje manuálne úlohy spojené s dokumentmi, ako sú schvaľovanie, smerovanie podpisov, revízie a spúšťanie upozornení.
Nástroje na spoluprácu
Tieto nástroje umožňujú tímom spolupracovať na dokumentoch súčasne. Pomáhajú používateľom pridávať komentáre, sledovať zmeny v reálnom čase a podporovať lepšiu komunikáciu.
Audítorské záznamy
Audit trail zaznamenáva všetky aktivity používateľov súvisiace s dokumentmi z dôvodu transparentnosti, zodpovednosti a súladu s predpismi. Chodníky zahŕňajú, kto k nim pristupoval, aké zmeny boli vykonané a časové pečiatky aktivít.
Integrácia s inými systémami
Väčšina systémov na správu dokumentov sa bezproblémovo integruje s inými podnikovými aplikáciami, ako je riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), plánovanie podnikových zdrojov (ERP) a účtovný softvér. To umožňuje organizáciám spravovať všetky svoje informácie z jednotnej platformy.
Obnova po havárii a zálohovanie
Ako centrálne úložisko všetkých obchodných dokumentov ponúka DMS bezpečné riešenia zálohovania a obnovy na zabezpečenie kontinuity podnikania. Zálohy sa hodia pri zlyhaní hardvéru, prírodných katastrofách alebo kybernetických útokoch.
Aké sú výhody systému správy dokumentov?
Výhody systému správy dokumentov sú uvedené nižšie.
- Centrálne ukladajte a spravujte všetky digitalizované dokumenty
- Okamžitý prístup k dokumentom oprávnenými používateľmi
- Cloudová služba DMS umožňuje prístup k súborom z akéhokoľvek miesta
- Lepšie vyhľadávanie pomocou kľúčových slov a metadát
- Vylepšená organizácia dokumentov s indexovaním a tagovaním
- Správa verzií a sledovanie pre transparentnosť
- Simultánna úprava dokumentov viacerými používateľmi
- Automatizácia schvaľovania, smerovania a archivácie dokumentov
- Kontinuita podnikania počas prírodnej katastrofy
- Ochrana pred neoprávneným prístupom interných zamestnancov
- Uľahčite bezpečné ukladanie elektronických súborov pre pokoj
- Súlad s globálnymi a miestnymi zákonmi a normami
Aké sú niektoré výzvy spojené so systémom správy dokumentov?
Ako každý iný softvér, aj systém správy dokumentov má určité výzvy. Toto sú bežné problémy, ktorým organizácie čelia pri implementácii systému správy dokumentov.
Správa papierových dokumentov
Najväčšou výzvou DMS je konvertovať papierové dokumenty do digitálneho formátu. Skenovanie a správne indexovanie fyzických dokumentov si vyžaduje čas a zdroje. Ak má organizácia veľké množstvo nevybavených papierových súborov, stáva sa to zložitejším.
Prijatie používateľom
Spoločnosti musia svojim zamestnancom ponúknuť komplexné školenia predtým, ako ich zavedú do nového systému. Povzbudzovanie zamestnancov, aby prijali nový systém, je výzvou, ktorá si vyžaduje jasnú komunikáciu.
Prispôsobenie a prispôsobenie
DMS nemusí mať funkcie na riešenie pracovných postupov každého oddelenia v rámci organizácie. Nájsť systém, ktorý je možné prispôsobiť pomocou aplikácií oddelenia, môže byť výzvou.
Bezpečnosť a dodržiavanie predpisov
Zveriť DMS citlivé a dôverné dokumenty so sebou prináša veľa rizík. Organizácie musia zabezpečiť, aby elektronický systém správy dokumentov dokázal udržať dokumenty v bezpečí a v súlade s predpismi.
Integrácia s existujúcimi systémami
Spoločnosti si musia vybrať systém správy dokumentov, ktorý sa integruje s existujúcimi podnikovými aplikáciami, čo môže byť technickou prekážkou.
Riadenie nákladov
Okrem počiatočných nákladov na DMS sú pre podniky hlavným problémom aj priebežné poplatky za údržbu.
Škálovateľnosť a flexibilita
Pre väčšie organizácie môže byť výber DMS so škálovateľnou úložnou kapacitou na prispôsobenie sa budúcim potrebám náročný. Ušetrí ich to však pred potrebou častých aktualizácií alebo migrácie softvéru.
Čo je populárny softvér na správu dokumentov?
Box, Zoho WorkDrive a Folderit sú niektoré renomované DMS. Tieto aplikácie ponúkajú robustné funkcie na správu všetkých dokumentov organizácie. V ďalšom článku sme diskutovali o najlepšom softvéri na správu dokumentov.
Krabica
Box ponúka zabezpečený systém, v ktorom môžu organizácie vytvárať a spoločne upravovať obchodné dokumenty pomocou nástrojov na cloudovú spoluprácu v reálnom čase, ako sú Box Canvas a Box Notes. Tento cloudový systém správy dokumentov má tiež nástroj na virtuálnu tabuľu, vopred vytvorené šablóny pracovných postupov, vlastné nakonfigurované šablóny, mobilnú aplikáciu a nástroj na tvorbu bez kódu.
Box prichádza s radom bezpečnostných funkcií, ako je 256-bitové šifrovanie AES, sedem typov používateľských povolení, ovládanie aplikácií, dôveryhodnosť zariadenia a upozornenie na krádež údajov poháňané umelou inteligenciou.
Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive je poskytovateľ služieb centrálneho úložiska dokumentov vhodný pre všetky hlavné priemyselné odvetvia. Tímy môžu mať v tomto centre samostatný priečinok na ukladanie dokumentov, ktoré potrebujú. Odosiela okamžité upozornenia členom tímu na zmenu dokumentov.
Monitorovanie videa, povolenie na prístup, biometrický prístup a šifrovanie údajov sú ďalšie kľúčové výhody Zoho WorkDrive. Okrem neobmedzenej histórie verzií a kontextových komentárov k dokumentom má funkciu overenia, ktorá bráni všetkým ostatným v prístupe k súboru, keď na ňom pracuje jedna osoba.
Priečinok
Folderit je populárne udržateľné riešenie správy dokumentov. Umožňuje používateľom vyhľadávať informácie na základe názvu, kľúčového slova, metaúdajov a obsahu. Jeho technológia optického rozpoznávania znakov (OCR) umožňuje vyhľadávanie v obrázkoch papiera a naskenovaných dokumentov.
Priečinokponúka funkcie, ako je číslovanie dokumentov, protokoly audítorských záznamov, vlastné metadáta, pripomienky a prepojenie súborov. Na zabezpečenie využíva šifrovanie na úrovni banky, prispôsobené zásady hesiel a dvojfaktorovú autentifikáciu.
Aký je rozdiel medzi systémom správy dokumentov a ukladaním dokumentov
Nižšie je uvedené porovnanie systému správy dokumentov a ukladania dokumentov na základe funkčnosti, vyhľadávania, spolupráce a ďalších.
| Základ | Systém správy dokumentov | Ukladanie dokumentov |
|---|---|---|
| Funkčnosť | Ukladanie, organizácia a správa dokumentov | Ukladanie elektronických dokumentov |
| Hľadať | Vyhľadávanie podľa kľúčového slova alebo metadát | Funkcia základného vyhľadávania |
| Spolupráca | Vylepšené funkcie spolupráce | Obmedzená alebo žiadna spolupráca |
| Správa pracovných postupov | Automatizácia úloh, napríklad schvaľovanie | Nepodporuje pracovný postup |
| Zhoda | Spĺňa priemyselné predpisy a zákony o ochrane osobných údajov | Zvyčajne nie je vhodný na súlad s predpismi |
| Správa verzií | Sledovanie zmien a návrat k predchádzajúcim verziám dokumentov | Obmedzená alebo žiadna kontrola verzií |
| Bezpečnosť | Pokročilé funkcie zabezpečenia | Základné bezpečnostné prvky |
Záver
Toto je éra digitalizácie a závislosť od fyzickej dokumentácie negatívne ovplyvňuje efektivitu pracovnej sily každej organizácie. Podniky by preto mali prejsť na systém správy dokumentov, aby automatizovali pracovné postupy dokumentov a oslobodili svojich zamestnancov od všedných úloh, ktoré musia vykonávať každý deň. Tu sme diskutovali o výhodách a výzvach DMS spolu s jeho typmi a pracovnými procesmi, ktoré by mali organizáciám pomôcť pri výbere vhodného DMS.
