Jedným z prvkov skvelého riadenia ponúk je dobrý tím ponúk. Tímová práca skutočne pomáha zvýšiť vaše šance na víťazstvo vo výberových konaniach .

Väčšie podniky budú mať často oddelenia na písanie ponúk a manažérov ponúk. Budú tiež zvyknutí na zostavovanie tímov ponúk na riešenie zložitých tendrov. Menšie podniky však často prehliadajú, aká dôležitá je tímová práca pri víťazstve v tendroch. Pri našej práci ako Tender Consultants sa často stretávame s tým, že MSP majú len jednu osobu, ktorá sa zaoberá výberovými konaniami. To potenciálne obmedzuje ich šance na úspech.

Vytvorenie tímu ponúk a nominácia manažéra ponúk vám pomôže produkovať kvalitnejšie odpovede na výberové konania. Nižšie uvedený diagram zobrazuje kľúčové prvky tímu ponúk:

Čo je to Správa ponúk?

Je to proces projektového riadenia výberového konania, predajného návrhu alebo ponuky od začiatku do konca.

Zahŕňa dokončenie všetkých aspektov podrobne popísaných nižšie, riadenie ľudí a zabezpečenie, aby bolo všetko dokončené včas.

V ideálnom prípade sa s riadením ponúk začína ešte pred vyhlásením výberového konania. Takto je tím lepšie pripravený súťažiť. Končí niekedy po udelení ceny. To zaisťuje bezproblémové odovzdanie tímu, ktorý riadi zmluvu. A všetko dohodnuté v ponuke (od dodávateľa a odberateľa) je pokryté.

Správca ponúk

Správca ponúk má celkovú zodpovednosť za výberové konanie alebo PQQ a vedie tím ponúk. Prevezme projekt alebo „riadenie ponúk“ výberového konania. To zahŕňa zostavenie tímu ponúk a koordináciu tímu, aby sa zabezpečilo, že všetko bude dokončené správne a včas.

Riadenie ponúk neznamená urobiť všetko, tj dokončiť celý tender. Nie je však nezvyčajné, že sa Bid Manager vo veľkej miere podieľa na písaní kópií a určovaní cien. Rozdelenie práce a zodpovednosti bude závisieť od veľkosti a zloženia ponukovej organizácie a povahy každej ponuky.

V malej firme bežne vidíme, že úlohu manažéra ponúk preberá riaditeľ. Niekedy úlohu riadenia ponúk prevezme manažér, správca alebo PA. Vykonávajú všetku koordináciu, aj keď je riaditeľ zaneprázdnený prácou na písaní a tvorbe cien. Bez ohľadu na to, kto je správcom ponúk, musí prevziať plnú zodpovednosť za zabezpečenie toho, aby sa všetko spojilo a načas.

Tím hlavnej ponuky

Aj keď väčšinu práce vykonáva správca ponúk, pre úspech ponuky je stále dôležitá tímová práca. Staré príslovie „dve hlavy sú lepšie ako jedna“ je tak pravdivé. Brainstorming riešenia ponúk pomôže podnietiť nové kreatívne nápady; kolegovia tiež poskytnú kontrolu zmyslu, aby pomohli vyhnúť sa chybám. Výsledky môžu znamenať rozdiel medzi víťazstvom a stratou ponuky.

Okrem správy ponúk patria medzi kľúčové úlohy tímu ponúk:

• Vyhodnotenie a kvalifikácia výberového konania
• Písanie kópií a odpovedanie na súťažné otázky
• Vytvorenie technického alebo prevádzkového riešenia
• Stanovenie cien
• Zabezpečenie súladu

Každá z týchto úloh môže zahŕňať jedného alebo viacerých ľudí a jednotlivci sa môžu podieľať na viacerých úlohách. Predaj môže napríklad pracovať na otázkach týkajúcich sa tendra a cien/marží; zatiaľ čo Operations píše technické odpovede a kalkuluje nákladové ceny. V menších firmách môže byť celý tím MD, manažér a administrátor. Ktokoľvek, kto vystupuje ako správca ponúk, musí dostať oprávnenie, aby mohol napredovať v prenasledovaní kohokoľvek v tíme ponúk. Napríklad mladší správca, ktorý vykonáva správu ponúk, musí byť schopný prenasledovať vyššie vedenie bez strachu z odmietnutia. A ich prenasledovanie sa musí konať. Zlyhanie často vedie k neskorým, unáhleným alebo neúplným výberovým konaniam.

Podpora

Väčšina výberových konaní s vysokou hodnotou je komplikovaná a v určitej fáze výberového konania si vyžaduje vstup z rôznych zdrojov. Môžu to byť zdroje v rámci vašej organizácie alebo externé zdroje:

• Účtovné oddelenie alebo váš účtovník
• Banka – možno pre bankovú referenciu
• HR pre poradenstvo v oblasti náboru alebo rovnosti a diverzity
• Dodávatelia a subdodávatelia pre ceny, dostupnosť a inovácie
• Zdravie a bezpečnosť, životné prostredie a kvalita – odborné poradenstvo

Korektor

Okrem priebežných kontrol a revízií pri písaní cenových ponúk je dobré, aby si finálny dokument pred odoslaním overil niekto. V ideálnom prípade to bude niekto, kto sa nepodieľal na písomnej forme a bude sa na predloženie ponuky pozerať s čerstvými očami a identifikuje zlepšenia a chyby. Mnoho menších podnikov s obmedzenými zdrojmi si s tým pomáha rodinu a priateľov.

Písanie ponuky

V sekcii písania ponúk nájdete veľa rád  . Nie je zlý nápad podeliť sa o písanie povinností. Nielenže znižuje záťaž jednotlivcov, ale umožňuje ľuďom pokryť svoje vlastné špecializované predmety. Najlepšie však je, ak celý dokument upraví jednotlivec, aby bol konzistentný v štýle a gramatike.

Riadenie projektu ponuky

Plánovanie tendrov a PQQ  poskytuje dobrý prehľad o riadení projektových ponúk.

Ako konzultanti verejnej súťaže preberáme ktorúkoľvek z týchto úloh; od Bid Managera po písanie ponúk alebo poskytovanie podpory ponúk. To bude závisieť od zloženia a požiadaviek ponukovej organizácie a od zložitosti ponuky. Bez ohľadu na to, akú úlohu prijmeme, jedným z kľúčových opatrení je zabezpečiť, aby boli všetky tieto základne pokryté. Toto skutočne pomáha zlepšiť kvalitu, a teda pravdepodobný úspech ponuky verejnej súťaže.

Ak potrebujete zlepšiť správu ponúk, kontaktujte nás a požiadajte o neformálny rozhovor o pomoci pri výberovom konaní.

Zhrnutie

Tímová práca je taká dobrá vec, keď sa snažíte vyhrať tender. Len sa uistite, že je to správne koordinované.